Privatlivspolitik for Holistisk Sommerfestival
Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.
Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.
Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger
Holistisk Sommerfestival er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:
Kontaktperson: Helle Toft
Mail: komtil@holistisksommerfestival.dk
Hjemmeside: holistisksommerfestival.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger1:
1. Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, mailadresse
- Vi modtager cpr-numre i forbindelse med tilmeldingen på Bosei.
2. Oplysninger om frivillige:
- Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og mailadresser
- Der er 2 medlemmer i foreningen, som har adgang til foreningens bankkonto og har udleveret cpr.nr. i denne sammenhæng. Papirerne er hos Danske Bank og opbevares ikke af Holistisk Sommerfestival
- Følsomme personoplysninger: Der er ikke kendskab til opbevaring af følsomme personoplysninger medmindre disse fremgår af tilmeldingsblanket til Holistisk Sommerfestival.
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig i forbindelse med tilmelding til Holistisk Sommerfestival. Der vil blive taget billeder på festivalen, som vi bruger på vores hjemmeside til at formidle informationer om vores forening. Hvis du ikke ønsker at være medtaget på billeder, bedes dette oplyst ved tilmeldingen til festivalen.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:
- At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger til brug for tilmelding til den årlige festival
- At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
- At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger
Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:
- At behandle medlemsoplysninger – herunder at informere om opholdet og valgte workshops samt sende nyhedsbrev
- At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
- At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
- At kunne levere varer og ydelser du har bestilt
- At administrere din relation til foreningen
Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:
- At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
- At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer
- At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
- At administrere din relation til foreningen
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:
- At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
- At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen
- At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
- At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
- At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
- At bevare oplysninger med henblik på mulige kontakter til fremtidige workshopholdere/arrangementer i foreningen
Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke.
Dine kontaktoplysninger (navn og mail) vil blive videregivet til workshopholdere, hvor du har tilmeldt dig deres workshop og har godkendt dette ved din tilmelding. Workshopholdere har fået oplyst, at dine oplysninger alene må benyttes til nyhedsbreve medmindre I aftaler andet.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som bruger:
Medlemmer: Vi opbevarer dine tilmeldingsoplysninger i vores databaser også efter dit medlemskab er afsluttet, idet medlemskabet ifølge foreningens vedtægter ophører, når du ikke deltager i den årlige festival. Vi opbevarer oplysningerne til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Vi sletter tilmeldingslisterne med cpr-numre modtaget af Bosei efter 1 år. Disse oplysninger ligger i særskilt mappe i vores mail-box og er kun tilgængelige for bestyrelsen.
Frivillige: Vi beholder dine kontaktoplysninger samt mails, referater m.m. også efter at dit frivillige arbejde ophører. Vi opbevarer oplysninger på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:
- Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
- Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
- Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
- Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
- Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
- Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.
Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.
Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom, hvis du er tilmeldt vores nyhedsbrev.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.
Nærværende privatlivspolitik er udarbejdet på basis af Skabelonen til privatlivspolitik, som er udarbejdet af CFSA, maj 2018 ligger på www.frivillighed.dk
